Komunikasi adalah proses yang berlangsung terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak. Pihak yang satu mengirim pesan kepada pihak lain melalui media perantara dan pihak lain menerima pesan tersebut. Komunikasi bisa berjalan efektif jika pesan yang dikirimkan diterima dengan arti dan persepsi yang sama oleh si penerima. Apa yang disebut salah komunikasi adalah jika pesan yang dikirim diartikan berbeda oleh si penerima.
Banyak faktor mengapa terjadi distorsi dalam komunikasi. Faktor utama adalah dari penerima dan pengirim. Perbedaan pendidikan, usia, latar belakang, dan tingkat pengetahuan di antara keduanya bisa jadi membuat pembicaraan di antara keduanya “tidak nyambung”.
Motif yang berbeda juga bisa menjadi penyebab komunikasi tidak berjalan dengan baik. Dua orang yang bermusuhan, yang selalu menganggap orang lain jelek dan mencurigai motif negatif di belakangnya, akan sulit menerima perkataan orang lain, betapapun isi perkataan itu baik dengan niat yang baik pula.
Perbedaan budaya dan bahasa juga bisa menjadi kendala berikutnya dalam komunikasi. Komunikasi tidak hanya ditunjukkan melalui bahasa verbal berupa kata-kata, tetapi juga ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal dalam bentuk gerak tubuh, mimik muka, dan tindakan. Komunikasi nonverbal karena banyak menggunakan simbol bisa jadi menimbulkan persepsi yang berbeda.
Gangguan lain yang sering membuat distorsi adalah media komunikasi yang tidak jelas, dan juga suasana yang tidak mendukung. Media komunikasi berupa kertas, bisa jadi terganggu karena tulisan yang tidak jelas. Begitu juga saat berbicara, mungkin terganggu dengan kebisingan-kebisingan. Gangguan komunikasi bisa juga terjadi karena email atau surat yang tidak sampai, dan berbagai gangguan lain.
Salah satu dari semua hal di atas bisa menjadi faktor penyebab adalanya distorsi dalam komunikasi. Karena itulah, untuk bisa berkomunikasi dengan baik, banyak faktor yang mesti diperhatikan. Mulai dari motif pribadi yang harus bersih, “bahasa” yang harus disesuaikan (berbicara dengan remaja tentu saja berbeda dengan orang tua), dan juga kondisi lingkungan agar pesan yang disampaikan diartikan sama dengan yang diterima.
Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam konteks organisasi, komunikasi mempunyai dimensi yang lebih kompleks karena pesan tidak hanya mengalir antara satu individu dengan individu yang lain, tetapi melalui berbagai jaringan, sistem, dan budaya organisasi yang sangat beragam. Kita ambil contoh jaringan komunikasi dalam organisasi, yaitu struktur organisasi, di mana pesan mengalir dari pemimpin organisasi kepada staf yang paling bawah. Pesan itu akan mengalir melalui kepala-kepala divisi (middle management) hingga supervisor kemudian disampaikan kepada staf yang paling bawah.
Potensi terjadinya distorsi dalam pesan yang mengalir semacam itu banyak sekali. Mulai dari persepsi yang bisa jadi berbeda antara satu manajer dengan manajer yang lain, hingga proses membahasakan pesan tersebut dengan baik agar sesuai dengan pemahaman staf dibawahnya merupakan satu persoalan tersendiri. Pesan dari atasan yang sepotong-potong dan tidak jelas juga akan menambah potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi organisasi.
Padahal seperti yang banyak kita dengar selama ini, kemacetan komunikasi bisa menimbulkan berbagai dampak yang tidak sedikit mulai dari ketidakpuasan kerja karyawan, turunnya motivasi kerja, timbulnya kecurigaan, yang semuanya mengarah pada iklim kerja yang tidak kondusif pada akhirnya mengurangi produktivitas kerja.
Nah, pertanyaannya kemudian adalah bagaimana kita bisa membangun komunikasi dalam organisasi dengan baik? Untuk bisa membangun komunikasi organisasi yang efektif, banyak hal yang bisa dilakukan. Beberapa di antaranya adalah:
Pertama, bangun iklim komunikasi yang terbuka. Iklim komunikasi adalah suasana bagaimana sebuah komunikasi berjalan dalam organisasi. Iklim sangat terkait dengan budaya dan norma-norma organisasi. Iklim komunikasi yang terbuka harus dimulai dari visi pemimpin, yang ditularkan kepada bawahannya. Iklim ini juga harus didukung dengan berbagai aturan dan prosedur organisasi yang memungkinkan proses komunikasi berjalan dengan terbuka.
Kedua, libatkan staf dan karyawan dalam berbagai proses pengambilan keputusan. Tentu saja tidak semua keputusan dilakukan dengan melibatkan seluruh karyawan. Pelibatan ini menyesuaikan dengan kemampuan dan posisi dari setiap karyawan. Keterlibatan karyawan menjadi penting agar mereka merasa memiliki dan dihargai dalam pengambilan keputusan tersebut. Diharapkan, dengan rasa memiliki tersebut tanpa diminta sekalipun karyawan akan menjadi pendukung dan pelaksana utama dari setiap kebijakan organisasi.
Ketiga, selalu sediakan ruang bagi staf dan karyawan untuk memberikan umpan balik dan masukan dari setiap aturan dan kebijakan yang dikeluarkan oleh manajeman. Umpan balik ini menjadi penting agar manajemen mengetahui kondisi dan respon karyawan terhadap setiap kebijakan organisasi.
Keempat, buatlah saluran komunikasi yang beragam. Saluran komunikasi adalah sarana di mana karyawan ataupun staf melakukan proses komunikasi dengan bawahan, atasan, ataupun rekan kerja. Saluran komunikasi formal biasanya melalui surat atau komunikasi langsung dengan atasan.
Jika saluran komunikasi formal macet, bisa dicoba dengan saluran komunikasi lain yang lebih bersifat informal, misalnya melalui berbagai kegiatan olahraga, outbound, dan berbagai kegiatan lain diluar kantor yang sifatnya mengarah kepada keakraban dan pembentukan kelompok (team building).
Adanya saluran komunikasi yang beragam ini penting agar informasi bisa dikelola dengan baik oleh organisasi. Tanpa pengelolaan informasi yang baik, akan banyak terjadi desas-desus dan “informasi bawah tanah” yang kadang menjadi tandingan dari informasi resmi organisasi.
Kelima, sediakan satu pusat informasi resmi yang berfungsi sebagai tempat bertanya bagi seluruh staf tentang kebijakan resmi yang dikeluarkan oleh organisasi. Hal ini untuk menjaga pada saat terjadi kesimpangsiuran informasi, staf atau karyawan mengetahui ke mana mereka harus mencari dan bertanya.
Keenam, komunikasi visi, misi, strategi, dan tujuan organisasi kepada staf dan karyawan sehingga mereka mengerti dengan baik arah dan masa depan organisasi. Hal-hal tersebut harus dikomunikasikan, karena pemahaman tentang arah organisasi akan memberikan ketenangan dan juga persepsi yang sama tentang masa depan mereka.
Ketujuh, komunikasikan peran, fungsi dan tugas yang harus dikerjakan staf dan karyawan dengan jelas. Ketidakjelasan akan hal ini bisa menimbulkan banyak hal negatif di antara mereka. Seorang pemimpin perlu menegaskan apakah bawahan mereka mengetahui apa yang diinginkan organisasi dari mereka. Karena terkadang pemimpin mengandalkan bahwa sebagai staf mereka akan membaca berbagai manual dan prosedur organisasi sehingga dengan sendirinya akan paham. Padahal, kenyataannya terkadang belum tentu setiap karyawan memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang diharapkan dari mereka. Hal-hal semacam ini perlu terus dikomunikasikan dengan dialog terbuka sehingga terjadi kesepahaman antara manajemen dan karyawan.
Yang juga perlu dipahami dengan baik oleh staf atau karyawan adalah ukuran-ukuran apa yang menjadi parameter bagi performa mereka, sehingga mereka mengetahui dengan jelas kriteria yang menjadi penilaian menajemen atas kinerja mereka. Ukuran kinerja tersebut tentu saja perlu dibarengi dengan adanya reward dan punishment yang jelas, adil, dan transparan yang diberlakukan sama bagi seluruh anggota organisasi. Penegakan reward dan punishment secara tegas dan transparan juga merupakan salah satu kunci keberhasilan manajemen dalam mengomunikasikan prinsip-prinsip keadilan bagi seluruh anggota organisasi. Dengan demikian karyawan akan merasa nyaman bekerja, dan memfokuskan diri untuk meraih kinerja yang baik.
Kedelapan, ini terkait dengan salah satu prinsip yang dikembangkan oleh Steven Covey dalam bukunya yang sangat terkenal Seven Habits of Very Effective People bahwa kalau kita ingin didengar, berusahalah terlebih dahulu untuk mendengar. Dalam arti yang lebih luas, manajemen perlu mendengar dan mengerti apa kebutuhan staf dan bawahan serta harapan-harapan mereka terhadap organisasi. Pemahaman akan kebutuhan staf ini akan memudahkan manajemen dalam menerapkan sistem reward dan punishment. Terpenuhinya kebutuhan staf dan karyawan akan memberikan kepuasan tersendiri bagi mereka dalam bekerja.
Dan terakhir, hindarkan berbagai informasi yang tidak jelas. Pemakaian bahasa tubuh memang penting sebagai penekanan ataupun penambahan penjelasan, tetapi perlu dipahami bahwa tidak semua pesan bisa disampaikan dengan bahasa tubuh. Dalam beberapa hal, perlu ada pesan dengan kata-kata ataupun tulisan yang secara jelas disampaikan. Karena terkadang bahasa tubuh jika tidak diikuti dengan bahasa verbal baik berupa lisan maupun tulisan bisa menimbulkan persepsi yang berbeda antara apa yang disampaikan dengan apa yang diterima. Untuk menghindari kesalahpahaman penafsiran pada berbagai mata rantai organisasi yang panjang, alangkah baiknya informasi ataupun pesan intruksi dari atasan disertakan sebagai lampiran sehingga pesan yang disampaikan bisa sama dari atas hingga bawah.
Pada akhirnya, komunikasi adalah sebuah proses yang terus-menerus terjadi, dan selalu memerlukan perbaikan di setiap prosesnya. Apalagi, komunikasi melibatkan manusia, baik secara individu maupun kelompok yang mempunyai dinamika berbeda-beda. Karena itu, sangat penting bagi organisasi untuk selalu melakukan review tentang pola komunikasi yang mereka gunakan agar tercipta iklim komunikasi terbuka yang lancar dan memuaskan bagi semua pihak.
« Prev Post
Next Post »