MySAP Pertamina

Dalam pengolahan data dan transaksi bisnis modern dikenal adanya sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang akan mencatat secara terintegrasi segala proses transaksi perusahaan, dari bagaimana proses produksi, penjualan, dan seberapa banyak transaksi yang terjadi, hingga data berapa suplai yang diperlukan oleh perusahaan.

Upaya besar Pertamina untuk memodernisasi diri sebagaimana layaknya perusahaan migas multinasional lainnya adalah menerapkan sistem ERP versi mySAP atau mySAP 2005 yang diaktifkan sejak tanggal 2 Januari 2009 dalam hal pengelolaan data dan transaksi yang terjadi setiap harinya.

Salah satu alasan dipilihnya sistem baru ini adalah adanya SAP Net-Weaver, yaitu arsitektur IT berbasis web, yang menjadikan sifatnya lebih informatif, user friendly dan adaptif. Yang paling penting, perusahaan dapat memperoleh data yang ber-sifat real time. Di samping itu dalam sistem ini juga ada unsur kecepatan dalam proses data sehingga memungkinkan akurasi dan efisiensi proses pendataan data base bisnis.

Di dalam sistem mySAP ada sejumlah modul standar yang terintegrasi. Modul ini beroperasi pada level informasi Operasional (Operational level) yaitu level dimana pengelolaan data dilakukan, user memasukkan data ke sistem dan report/informasi yang dihasilkan hanya dapat dilihat per modul. Lebih dari itu mySAP juga mampu menghasilkan informasi analitik yang bisa digunakan oleh para pengambil keputusan melalui modul yang dikenal dengan nama SEM (Strategic Enterprise Management) dan BI (Business Intelligence). Secara terminologi, Business Intelligence (BI) adalah sebuah teknologi, aplikasi serta kegiatan untuk mengumpulkan, mengintegrasi, menganalisa dan mempresentasikan informasi bisnis maupun informasi lainnya. Sistem BI menampung data-data historis dan data-data saat ini serta dapat juga memuat predictive views dari operasi bisnis.

Tool BI yang digunakan di Pertamina adalah SAP BW (SAP Business Warehouse) yang saat ini lebih dikenal dengan SAP Net-Weaver BI. Saat ini SAP BW baru digunakan untuk menyediakan report pada modul Sales Distribution saja. Tetapi di masa yang akan datang (masuk dalam scope project mySAP), diharapkan dapat digunakan untuk menghasilkan informasi untuk semua modul mySAP. Proses di SAP BW dikenal dengan proses ETTL (Extracting, Transferring, Transforming and Loading) Data. Yang pada intinya data-data dari berbagai sumber (dari sistem SAP maupun sistem NON SAP seperti spreadsheet, database, dan lain-lain) di-extract dan ditransfer ke dalam data warehouse di dalam SAP BW. Di dalam data warehouse, data-data tersebut diproses dan divalidasi lalu kemudian ditampilkan menggunakan reporting tool yaitu BW Business Explorer/Bex (bersifat web based). Merupakan tanggung jawab end user juga untuk menyediakan dan meng-input data yang valid dan akurat pada sumber data.

Selain untuk menghasilkan report-report untuk semua modul SAP, saat ini sedang dilakukan proses pengembangan penggunaan BI di Pertamina yaitu penerapan beberapa modul Strategic Enterprise Management (SEM). Modul yang akan diterapkan adalah SEMBCS (Bu-siness Consolidation System) dan SEM-BSC (Balanced Scorecard). Tujuan penerapan SEM-BCS adalah untuk menghasilkan Laporan Keuangan Konsolidasi secara otomatis. Sedangkan SEM-BSC digunakan sebagai KPI (Key Performance Indiator) Information System yang digunakan untuk komputerisasi proses penentuan, monitoring dan pengukuran KPI. Keduanya akan menggunakan data-data yang disediakan di SAP BW.

Penerapan mySAP 2005 diharapkan dapat mengatasi beberapa kekurangan- kekurangan SAP yang sudah ada. Selain itu, SAP yang baru juga diharapkan dapat mengatasi isu-isu mengenai data yang tidak akurat atau data yang kurang baik. Sehingga dapat menghasilkan kristal data, data yang jelas, dan data yang akurat. Karena jika semuanya sudah baik, sangat memudahkan jajaran manajement untuk mengambil keputusan. Dan keputusan yang baik dapat diambil apabila informasi yang didapatnya sangat jelas, akurat, dan tepat.

SAP lama atau yang sudah ada pada Pertamina adalah generasi SAP R/3 yang dimulai sejak 2003, namun belum berjalan secara optimal. Berbagai kendala ditengarai menjadi penyebab. Sebab untuk menerapkan satu sistem yang diberlakukan di seluruh bagian perusahaan sebesar Pertamina, bukanlah perkara sederhana.

Salah satu yang harus dipertimbangkan dalam penerapan sistem ini adalah keselarasan antara Business Process, People dan IT. Perpindahan dari pengelolaan data dan transaksi yang cenderung masih manual, parsial, atau malah terkadang double handling, ke sistem yang bersifat terintegrasi, terpusat, dan sebagian dijalankan oleh fungsi. Kesiapan manusia (people) menjadi titik krusial selain kemulusan penerapan sisi teknologi (material) itu sendiri.

Dalam Information System (IS) terdapat tiga komponen yang harus disinergikan agar memperoleh hasil yang optimal yaitu business process, people dan IT. Banyak pihak terlalu berkonsentrasi pada aspek IT. Padahal tantangan implementasi IS yang sesungguhnya ada pada kedua aspek lainnya. Jika perusahaan telah memiliki business process yang baik dan teratur maka tantangan yang paling utama adalah pada aspek people. Hal ini disebabkan oleh rumitnya mengubah kebiasaan kerja setiap karyawan yang tidak jarang menimbulkan resistensi.

Berbicara people akan terkait dengan manusia internal Pertamina yang berjumlah sekitar 16 ribu orang. Terkait juga dengan vendor, atau pemilik SPBU, pihak perbankan, dan pihak-pihak lain yang sebetulnya dituntut ada kesesuaian mengenai sistem yang dipakai. Inilah yang membuat persoalan people menjadi tidak sederhana.

Selain itu, manajemen risiko perusahaan juga harus lebih dipertajam lagi antisipasinya. Dengan kata lain, tidak menerapkannya dengan total dulu, tetapi ada pre-launching, uji coba, dan sebagainya sehingga kalau terjadi sesuatu tidak menimbulkan risiko massal. Walaupun teori ini tidak selalu tepat untuk dipraktekan dalam sistem tertentu.

Sampai sini, kita dapat mengambil pelajaran bahwa dalam melaksanakan program sebesar dan semassal mySAP memerlukan satu persiapan yang tidak biasa, baik kesiapan people, teknologi, infrastruktur, biaya, roadmap schedule, maupun manajemen risiko terhadap potensi kendala internal dan kendala eksternal agar program tersebut dapat berjalan secara optimal.